Si lo vemos desde un punto de vista meramente operativo, los software de facturación tienen la ventaja de dar muchos beneficios a las empresas. No son obligatorios, pero ayudan a cumplir de mejor manera las obligaciones fiscales y contables con la propia Administración, de tal manera que se reducen de manera considerable las posibilidades de llegar a cometer errores que acaben en sanciones.
¿Qué es un software de facturación?
Es un programa informático que ha sido diseñado para automatizar y gestionar el proceso en el que se realizan las facturas de las empresas o autónomos. Con ella, como nos comentan desde ERPLoop, es posible crear, enviar, recibir y controlar facturas, además de realizar gestiones de otra serie de aspectos que están relacionados con la gestión a nivel financiero, como ocurre con los presupuestos, pagos y albaranes.
¿Qué funciones son las principales funciones de un software de facturación?
De las ventajas más importantes que nos aporta un software de facturación, destacamos:
Control de pagos
Ayuda a realizar el seguimiento de las facturas que se emiten y reciben, además de hacer el registro de pagos y también de los cobros.
Crear y enviar facturas
Se generan facturas con plantillas personalizadas y se enviarán mediante correo electrónico o mediante la plataforma.
Automatizar las tareas
Se automatizan una serie de procesos, como sucede con el envío de los recordatorios de pago, crear asientos contables y gestionar los impuestos.
Gestionar clientes y proveedores
Se mantiene una base de datos organizada por parte de clientes y proveedores, donde habrá información de relevancia de cara a la facturación.
Generación de informes
Hay informes financieros y estadísticos que sirven de ayuda para hacer un análisis de la situación económica por parte del negocio.
Integración con otra serie de sistemas
Es posible integrarlos con sistemas contables, plataformas de e-commerce, así como de otra serie de herramientas empresariales.
¿Qué ventajas tiene usar un software de facturación en la empresa?
Cuando se apuesta por un software de facturación, contamos con muchas ventajas en la empresa, entre las que destacamos:
Ahorro en cuanto a tiempo
Cuando se procede a automatizar las tareas repetitivas, se libera tiempo que es posible dedicar a otra serie de actividades importantes.
Reducción de los errores
Así hay menos errores humanos cuando se crean y gestionan facturas.
Mejora la eficiencia
Se optimizan los procesos de facturación y de gestión financiera.
Más control
De esta manera es posible hacer un seguimiento con mayor precisión de los ingresos, gastos y pagos.
Profesionalización
Hay una imagen más profesional para clientela y proveedores.
Cumplimiento normativo
Será más fácil cumplir las obligaciones fiscales y legales en cuanto a facturación.
¿Debe una pyme contar con un software de facturación?
Las pymes no deben contar obligatoriamente con software de facturación, pero es bueno cumplir con las normativas y optimizar la gestión de la empresa.
Pese a que no es un requisito legal, la utilización de un programa de facturación puede que facilite el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales, aportando eficiencia y transparencia en la propia gestión. No es obligatorio para una pyme contar con software de facturación, pero es algo que se recomienda de cara al cumplimiento de las normas y optimizar la gestión de la empresa.
Pese a que no es un requisito a nivel legal, la utilización de un programa de facturación puede ayudar a que sea más sencillo cumplir las obligaciones fiscales y legales, aportando una mayor eficiencia y transparencia en su gestión. De todas formas, las empresas tienen que cumplir con la normativa en materia de facturación, la cual exige que se emitan facturas con una serie de requisitos legales. Un software de facturación ayuda a que se asegure de que las facturas vayan a cumplir con unos requisitos que son fundamentales.
Respecto a este tema, tiene gran importancia saber que, desde 2025, la facturación electrónica es obligatoria para las pequeñas y medianas empresas, en sus relaciones con otras empresas y autónomos. Aunque no es obligatorio utilizar un software en concreto, se recomienda tener uno con el que emitir y recibir facturas electrónicas, tanto de manera privada como mediante plataformas públicas.
¿Qué opciones existen ante un software de facturación?
Una pyme cuenta con una serie de opciones alternativas al clásico software de toda la vida, entre las que se incluyen opciones que se basan en la nube. Además de soluciones gratuitas o de bajo coste, existen herramientas para la gestión empresarial donde se incluye la facturación como parte de sus funcionalidades. En este punto, muchas empresas comienzan a plantearse comprar programa de facturación para empresas que se adapte realmente a su tamaño, volumen de trabajo y necesidades contables. Ahora, una vez que sabes más sobre ello, te toca elegir; eso sí, te recomendamos poner la experiencia de la empresa y focalizarte siempre en una que cumpla con tus necesidades.
