El control horario de los trabajadores es una problemática que nos trae de cabeza a los empresarios y es que en los tiempos que corren no siempre es fácil poder saber cuantas horas hacen los empleados. Esto, además, se agrava en las empresas de gran tamaño, donde el control es mucho más complejo. Por ello, a lo largo de este post os queremos proponer una serie de soluciones para que podáis cumplir la ley sin correr el riesgo de ser sancionados por no tener registradas las jornadas de vuestros trabajadores.
Así, el registro de control de horas surge el 12 de marzo de 2019 tras publicarse en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo que obliga a las empresas a registrar el horario de sus empleados. Si bien, este Real Decreto no es la única normativa al respecto, puesto que dos meses después se hizo efectiva con la modificación del Estatuto de los Trabajadores que incluía la obligatoriedad de esta acción.
Es por ello por lo que, desde entonces, las empresas se han ido teniendo que adaptar a la nueva normativa para no incurrir en sanciones y, aunque las formas de registrar la jornada laboral son muchas, a continuación, os vamos a mostrar algunas de ellas, las más comunes, para que vosotros también podáis cumplir con la legislación vigente.
- Plantilla de Excel. Las plantillas de Excel son la solución más tradicional para llevar el control horario de una plantilla. Es un sistema muy extendido porque su uso no implica grandes costes económicos. Sin embargo, tiene ciertas limitaciones: implica incluir y modificar datos a mano de forma permanente y si alguien borra lo que no debe, se pierde la información. Además, dentro de esta solución hay empresas que utilizan las plantillas de Excel en formato físico. Es decir, utilizan un cuadrante en papel en el que los empleados van rellenando su hora de entrada y de salida. Esto dificulta, por ejemplo, el teletrabajo y se corre el riesgo de que algún papel desaparezca, incumpliendo la obligación de conservar los registros durante cuatro años, por lo que, aunque habitual, lo cierto es que realmente no es práctico.
- Máquina de fichaje. Las máquinas de fichaje manual y presencial se han utilizado durante muchos años, sobre todo en el sector industrial. Ahora, la mayoría, funcionan con tarjetas magnéticas que registran la hora de entrada y salida de cada trabajador. Es un sistema muy sencillo y extendido pero que, por ejemplo, es incompatible con modelos de teletrabajo, por lo que en los tiempos que corren tampoco es una de las mejores opciones del mercado.
- Software de control horario. Un software de control horario resuelve todas las incógnitas sobre cómo controlar las horas de trabajo dentro de una organización. Es por ello por lo que este sistema es el óptimo y permite a los trabajadores introducir su información fácilmente desde su ordenador, app o Tablet, tal y como nos apuntan desde Micrologic, quienes llevan años desarrollando, comercializando y perfeccionando un sistema de control horario que cubra todas las necesidades de los trabajadores y empresarios con un coste muy competitivo para las compañías.
Además, este tipo de sistemas, para el equipo de RRHH aporta la tranquilidad de saber que toda la información se queda guardada en la nube con total seguridad. Así y ante una inspección de trabajo por control horario, no tendrán ningún problema. Del mismo modo, los datos se muestran a través de paneles con los que será posible controlar el volumen de horas trabajadas, detectar áreas en las que se están haciendo horas extra repetidamente, así como gestionar vacaciones y ausencias fácilmente, entre otras cuestiones. En definitiva, podrán hacer una mejor gestión de los equipos. Por último y aunque estos programas suelen ser de pago, la cuota normalmente se adapta al número de trabajadores que tiene la empresa por lo que el precio se calculará de forma proporcional a su tamaño.
Los sistemas biométricos, una apuesta tecnológica para las empresas más innovadoras
Hoy en día, lo último en sistemas de control horario son los sistemas biométricos, que hacen el seguimiento de los trabajadores a través de su huella dactilar, el iris, la pupila o el rostro, entre otros. En este sentido, este tipo de sistemas detectan sus rasgos para verificar su identidad y, si todo es correcto, tendrán acceso a las instalaciones quedando registrada su hora de entrada y salida. Si bien, como os imagináis, aunque es un sistema innovador y seguro, lo cierto es que su instalación acarrea un gran coste que pocas empresas pueden asumir.
